Υποχρεώσεις εργοδοτών στο σύστημα Εργάνη – 15 Απαντήσεις σε πρακτικά ζητήματα

Στο άρθρο της η  κ. Μάγδα Κρυστάλλη, Λογίστρια – Φοροτεχνικός, που δημοσιεύεται στο τεύχος 8 του e-Magazine, αναλύει τις βασικές υποχρεώσεις των εργοδοτών στο σύστημα Εργάνη, ενώ μέσα από μια σειρά ερωτήσεων και απαντήσεων επισημαίνει τα σημεία που χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής.
Αναφέρονται τα βασικά έντυπα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά στο Π.Σ. Εργάνη, οι προθεσμίες καθώς και πρακτικά ζητήματα που μπορεί να προκύψουν σε σχέση με την υποβολή τους.

Σχετικά με το έντυπο “Ε4 – Πίνακας Προσωπικού” ειδικότερα αναφέρεται ότι υποβάλλεται ηλεκτρονικά μία φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 1 Οκτωβρίου έως 21 Οκτωβρίου κάθε έτους. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση του Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων.

Με το έντυπο “Ε4 – Ετήσιος Συμπληρωματικός πίνακας” δίνεται η δυνατότητα στους εργοδότες που έχουν υποβάλλει πίνακα “Ε4 Ετήσιο” χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού τους σε αυτόν, να υποβάλλουν έως και τις 21/10 κάθε έτους και “Ε4 Ετήσιο Συμπληρωματικό” μόνο για το προσωπικό που δεν είχε δηλωθεί στον πρώτο “Ε4 Ετήσιο” πίνακα.

Εννοείται ότι για την ηλεκτρονική υποβολή και του συμπληρωματικού ετήσιου πίνακα ισχύει η καθορισμένη από τον Ν. 2874/2000 προθεσμία κατάθεσης. Εφόσον παρέλθει η συγκεκριμένη ημερομηνία, η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου καθίσταται αδύνατη. Στην περίπτωση αυτή θα ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται για την εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων, δηλαδή η κατάθεση του εντύπου από τον εργοδότη με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία. Εν συνεχεία, βέβαια, η υπηρεσία θα προβαίνει σε όλες τις νόμιμες ενέργειες αναφορικά με την εκπρόθεσμη κατάθεση.

Σε περίπτωση αλλαγής  ή τροποποίησης  του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας υποβάλλεται το έντυπο Ε4 – Συμπληρωματικός ωραρίου το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.

Εάν υπάρχουν μεταβολές για ένα μόνο απασχολούμενο υποβάλλεται ο πίνακας “Ε4 Συμπληρωματικός ωραρίου – Ατομικός”  και έχει ως στοιχεία καταχώρησης τα:
– [Παράρτημα],
– [Α.Φ.Μ. Απασχολουμένου],
– [Ωράριο] και
– [Παρατηρήσεις],
ενώ όλα τα υπόλοιπα στοιχεία του πίνακα προσυμπληρώνονται σύμφωνα με την πλέον πρόσφατη υποβολή εντύπου στο Π.Σ. “Εργάνη”.

Σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών των εργαζομένων ο εργοδότης υποβάλλει τον πίνακα Ε4-Τροποποιητικός αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερολογιακών ημερών, αναγράφοντας οπωσδήποτε την ημερομηνία από την οποία αλλάζει ο μισθός.

Επί μεταβολής αποδοχών εργαζόμενου, στις παρατηρήσεις:
•               αναγράφεται το είδος της μεταβολής (αποδοχών)
•               γίνεται συσχέτιση με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα ετήσιο ή αρχικό πίνακα.

Δεν απαιτείται πλέον  η ηλεκτρονική κατάθεση συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού όταν η επιχείρηση ή εκμετάλλευση αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο. Η εν λόγω υποχρέωση  καταργήθηκε  από  15/10/2012  (Άρθρο 4, παρ. γ2, Υ.Α. 28153/126/28-8-2013). Σημειώνεται ότι παραμένει ως υποχρέωση η γνωστοποίηση της αλλαγής των υπευθύνων της επιχείρησης στο Ι.Κ.Α. εντός τριάντα (30) ημερολογιακών ημερών από την επόμενη της μεταβολής (`Αρθρο 9, Ν.3232/2004 και εγκύκλιος Ι.Κ.Α. 54/2004).

Δεν προβλέπεται υποχρέωση υποβολής τροποποιητικού πίνακα επί αλλαγής ειδικότητας. Αν όμως η αλλαγή ειδικότητας επιφέρει μεταβολή αποδοχών, τότε υποβάλλεται Ε4 – Τροποποιητικός αποδοχών.

Οι τροποποιητικοί και συμπληρωματικοί πίνακες προσωπικού συνδέονται υποχρεωτικά με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα ετήσιο ή αρχικό πίνακα  και ειδικότερα μέσω των πεδίων “Αριθμός πρωτοκόλλου αρχικής” και “Hμ/νια υποβολής αρχικής”.

Πηγή: e-forologia