Συμπλήρωση Βιβλίου Αδειών και υποβολή εντύπου Ε11 στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ»

Της Δήμητρας Καβουρίδου, Οικονομολόγου

Στην υποχρέωση τήρησης του βιβλίου αδειών προστέθηκε πρόσφατα και η υποχρέωση υποβολής του εντύπου Ε11.

Κάθε μισθωτός ο οποίος συνδέεται με σύμβαση εξαρτημένης σχέσης εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου, δικαιούται να λάβει ετήσια άδεια με αποδοχές από την έναρξη της απασχόλησής του σε συγκεκριμένη υπόχρεη επιχείρηση.

Η άδεια αυτή χορηγείται από τον εργοδότη αναλογικά (ποσοστό) με βάση το χρονικό διάστημα που απασχολήθηκε ο εργαζόμενος στον εργοδότη αυτόν. Η αναλογία της χορηγούμενης άδειας υπολογίζεται βάσει ετήσιας άδειας 20 εργασίμων ημερών επί πενθημέρου εβδομαδιαίας εργασίας και 24 εργασίμων ημερών επί εξαημέρου, η οποία αντιστοιχεί σε 12 μήνες συνεχούς απασχόλησης. Ο εργοδότης υποχρεούται μέχρι τη λήξη του πρώτου ημερολογιακού έτους εντός του οποίου προσελήφθη ο μισθωτός, να χορηγήσει τμηματικά, την ετήσια κανονική άδεια με αποδοχές, n οποία αναλογεί στο χρόνο απασχόλησης του στην υπόχρεη επιχείρηση.

Κατά το δεύτερο ημερολογιακό έτος ο μισθωτός δικαιούται να λάβει την ετήσια κανονική άδεια με αποδοχές, η οποία αναλογεί στο χρόνο απασχόλησης του στην υπόχρεη επιχείρηση και υπολογίζεται όπως ανωτέρω.

Η άδεια αυξάνεται κατά 1 εργάσιμη ημέρα για κάθε έτος απασχόλησης επιπλέον του πρώτου μέχρι τις 26 εργάσιμες ημέρες σε περίπτωση εξαήμερης εβδομαδιαίας εργασίας ή μέχρι τις 22 ημέρες αν στην επιχείρηση εφαρμόζεται σύστημα πενθήμερης εβδομαδιαίας εργασίας. Κατά το τρίτο ημερολογιακό έτος καθώς και τα επόμενα ο μισθωτός δικαιούται να λάβει ολόκληρη την ετήσια άδειά του και σε κάθε χρονικό σημείο του έτους αυτού.

Επιπλέον, σύμφωνα με τις διατάξεις του αρθ. 3 της ΕΓΣΣΕ 2008/2009, εργαζόμενοι που έχουν συμπληρώσει υπηρεσία 10 ετών στον ίδιο εργοδότη ή προϋπηρεσία 12 ετών σε οποιονδήποτε εργοδότη και με οποιαδήποτε σχέση εργασίας, δικαιούνται άδεια 30 εργάσιμων ημερών, αν εφαρμόζεται σύστημα εξαήμερης εβδομαδιαίας εργασίας και 25 εργάσιμων ημερών, αν εφαρμόζεται σύστημα πενθήμερης εβδομαδιαίας εργασίας. Από 1/1/2008 δε, με τη συμπλήρωση 25ετούς υπηρεσίας ή προϋπηρεσίας, οι εργαζόμενοι δικαιούνται 1 επιπλέον ημέρα αδείας, δηλαδή συνολικά 31 εργάσιμες ημέρες επί συστήματος εξαήμερης εβδομαδιαίας εργασίας και 26 εργάσιμες ημέρες επί συστήματος πενθήμερης εβδομαδιαίας εργασίας αντίστοιχα.

Περαιτέρω, σύμφωνα με την παρ. 16 του άρθ. 3 του Ν.4504/1966, οι μισθωτοί με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου σε οποιονδήποτε εργοδότη δικαιούνται κατ’ έτος και επιδόματος αδείας ίσου προς το σύνολο των αποδοχών αδείας αναπαύσεως, υπό τον περιορισμό ότι το επίδομα αυτό δεν δύναται να υπερβαίνει τις αποδοχές ενός 15νθημέρου για τους αμειβόμενους με μηνιαίο μισθό και των 13 εργάσιμων ημερών για όσους μισθωτούς αμείβονται με ημερομίσθιο. Το ως άνω επίδομα καταβάλλεται μαζί με τις αποδοχές αδείας του μισθωτού.

Η κανονική άδεια θα πρέπει να χορηγείται από τον εργοδότη κατά τέτοιο τρόπο ώστε να έχει εξαντληθεί έως την 31η Δεκεμβρίου εκάστου ημερολογιακού έτους ακόμη και εάν δεν έχει ζητηθεί από τον εργαζόμενο. Με τη λήξη του ημερολογιακού έτους, η αξίωση για την άδεια μετατρέπεται σε χρηματική εφ’ όσον δεν επιτρέπεται μεταφορά της αδείας σε επόμενο έτος, έστω και αν αυτό έγινε με τη συναίνεση του εργαζομένου.

Εφόσον λήξει το ημερολογιακό έτος μέσα στο οποίο έπρεπε να χορηγηθεί η άδεια και για οποιοδήποτε λόγο δεν χορηγήθηκε αυτή, αλλά ούτε καταβλήθηκε το επίδομα αδείας, τότε ό εργοδότης οφείλει στον εργαζόμενο τα παρακάτω:
• το μισθό ή ημερομίσθια για τις ημέρες που εργάσθηκε ενώ έπρεπε να βρίσκεται σε άδεια,
• τις αποδοχές αδείας τις οποίες θα ελάμβανε εφόσον βρισκόταν σε άδεια,
• το επίδομα αδείας το οποίο θα ελάμβανε εάν βρισκόταν σε άδεια,
• αποζημίωση ίση με τις αποδοχές αδείας δηλαδή προσαύξηση 100% των αποδοχών αδείας εάν η μη χορήγηση της άδειας οφείλεται σε πταίσμα του εργοδότη έστω και σε ελαφρά αμέλεια του (άρθρο 3, Ν.Δ.3755/1957).

Οι ως άνω διατάξεις περί αδείας ισχύουν για το σύνολο των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων και των εργαζομένων ορισμένου χρόνου, καθώς δεν υφίσταται πλέον βασικός χρόνος αναμονής για τη θεμελίωση δικαιώματος ετήσιας άδειας με αποδοχές.

Βιβλίο Αδειών και υποβολή εντύπου Ε11 στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ»

Σύμφωνα με την υποπαρ. ΙΑ.5 του άρθρου πρώτου του Ν.4254/2014, κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων. Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη «Βιβλίο αδειών» και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες:

Ονοματεπώνυμο μισθωτών, ημερομηνία πρόσληψης, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας. Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας.

Επίσης, ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ – ΟΑΕΔ – ΙΚΑ – ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του μηνός Ιανουαρίου (από 1/01 έως και 31/01 εκάστου έτους), στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών». Σημειώνεται ότι η σχετική προθεσμία ηλεκτρονικής υποβολής του εν λόγω εντύπου παρατάθηκε με την αρ.πρωτ. 2640/715/21.1.2015 Απόφαση του Υπουργού Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, για το έτος 2015, έως την 28 Φεβρουαρίου 2015.

Να σημειώσουμε, επίσης, πως η υποχρέωση υποβολής των στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» δεν επηρεάζει την υποχρέωση τήρησης του Βιβλίου Αδειών. Το έντυπο Ε11 αποτελεί στην ουσία περίληψη του Βιβλίου Αδειών.

Τρόπος συμπλήρωσης του εντύπου Ε11

Ευνόητο είναι ότι, ότι όπως σαφώς προκύπτει από το ανωτέρω νομικό πλαίσιο, στο «Βιβλίο Αδειών», που αποβλέπει στην αποτύπωση της πραγματικής εικόνας της επιχείρησης, θα πρέπει να καταχωρίζεται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης, δεδομένου ότι οι διατάξεις περί χορήγησης ετήσιας κανονικής άδειας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι δικαιούνται ετήσια κανονική άδεια.

Επομένως, με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό «Βιβλίο Αδειών», αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις αντίστοιχες πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα και το έντυπο Ε11.

Πιο συγκεκριμένα και σύμφωνα με την Αρ.πρ. 3631/87/27-1-2015:
– Σε περίπτωση κατά την οποία, χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης  άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης των αντίστοιχων στηλών του Εντύπου Ε11.
– Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των χορηγηθεισών ημερών αδείας (εάν υφίστανται), καθώς και οι πραγματικώς καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας.
– Σε περίπτωση, λύσης της σχέσης εργασίας μισθωτού (όπως ιδίως,  καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση) με οποιονδήποτε τρόπο πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.
– Τέλος, εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λ.π., του εργαζομένου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας.

Αναλυτικά, στο έντυπο Ε11 οι στήλες που πρέπει να συμπληρωθούν (εκτός από τα στοιχεία των εργαζομένων) είναι οι εξής:
Ημερομηνία πρόσληψης, αριθμός ημερών δικαιούμενης κανονικής άδειας, αριθμός ημερών κανονικής άδειας που χορηγήθηκε, αποδοχές αδείας, αποδοχές επιδόματος αδείας και παρατηρήσεις.

Στη στήλη «Αριθμός ημερών δικαιούμενης ετήσιας κανονικής άδειας» συμπληρώνεται ο αριθμός ημερών της κανονικής άδειας που δικαιούται ο μισθωτός μέχρι τη λήξη του ημερολογιακού έτους ή μέχρι τη λήξη της σύμβασής του (αν αυτή είναι πριν την 31/12).

Στη στήλη «Αριθμός ημερών κανονικής άδειας που χορηγήθηκε» καταχωρούνται οι ημέρες κανονικής άδειας που χορηγήθηκαν στο μισθωτό μέχρι τη λήξη του ημερολογιακού έτους ή μέχρι τη λήξη της σύμβασής του (αν αυτή είναι πριν την 31/12). Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποχωρήσει κατά τη διάρκεια του έτους χωρίς να έχει λάβει ολόκληρη ή μέρος της κανονικής άδειάς του, στη στήλη αυτή καταχωρούνται μόνο οι ημέρες αδείας που έλαβε πραγματικά. Εάν δεν πρόλαβε να λάβει καμία μέρα άδειας, συμπληρώνεται ο αριθμός 0. Στην περίπτωση που εργαζόμενος που παρότι συνεχίζει να εργάζεται στην επιχείρηση, κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος δεν έλαβε ολόκληρη τη δικαιούμενη άδεια αντιμετωπίζεται όπως προαναφέρθηκε. Βέβαια, η διαφορά δικαιούμενων και χορηγηθέντων ημερών αδείας αναμένεται να αποτελέσει κριτήριο ελέγχου για τις επιχειρήσεις.

Στη στήλη «Αποδοχές αδείας» συμπληρώνεται το σύνολο των μικτών αποδοχών που καταβλήθηκαν για τις αποδοχές αδείας. Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποχωρήσει κατά τη διάρκεια του έτους χωρίς να έχει λάβει ολόκληρη ή μέρος της κανονικής άδειάς του και του καταβληθεί Αποζημίωση μη ληφθείσας αδείας, τότε η στήλη «Αποδοχές αδείας» συμπληρώνεται με το σύνολο των αποδοχών αδείας και της αποζημίωσης.

Στη στήλη «Αποδοχές επιδόματος αδείας» καταχωρούνται οι αποδοχές του επιδόματος αδείας που καταβλήθηκαν στον εργαζόμενο.

Στο πεδίο «Παρατηρήσεις» αναγράφονται πληροφορίες που αφορούν στον εργαζόμενο για τη χορηγηθείσα σε αυτόν κανονική άδεια, η περίπτωση καταβολής αποζημίωσης μη χορηγηθείσας άδειας (π.χ. λήψη μέρους της άδειας λόγω αποχώρησης εργαζομένου) κ.λπ.

Πηγή: e-forologia.gr

Αφήστε το σχόλιό σας

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *