«Ηλεκτρονικός φάκελος» (Άρθρο 4 παρ. 11 του Κ.Φ.Α.Σ.)

«Ηλεκτρονικός φάκελος» (Άρθρο 4 παρ. 11 του Κ.Φ.Α.Σ.)

(ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΠΟΥ ΑΦΟΡΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΕΣ ΠΕΡΙΟΔΟΥΣ ΠΟΥ ΛΗΓΟΥΝ ΑΠΟ ΤΗΝ 1/1/2013 ΚΑΙ ΜΕΤΑ)

ΑΘΑΝΑΣΟΠΟΥΛΟΣ ΛΑΜΠΡΟΣ
Βοηθός Ορκωτός Ελεγκτής Λογιστής
«ΩΡΙΩΝ Α.Ε.Ο.Ε.Λ».

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ:

1) ΓΕΝΙΚΑ
2) ΥΠΟΧΡΕΟΙ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ
3) ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ»
4) ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΚΑΙ ΜΟΡΦΗ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ»
5) ΜΟΡΦΗ ΤΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ»
6) ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΑΦΥΛΑΞΗΣ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ»
7) ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΑΡΧΕΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ ,ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ.

1) ΓΕΝΙΚΑ

Η σχετική διάταξη του Κ.Φ.Α.Σ. (άρθρο 4, παρ. 11), έχει ως εξής:
«11. Ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών που τηρεί διπλογραφικά βιβλία, υποχρεούται να τηρεί ηλεκτρονικό φάκελο ελέγχου ανά διαχειριστική περίοδο, ο οποίος ενημερώνεται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα της λήξης της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος με τα αναλυτικά δεδομένα του τελευταίου προσωρινού και του οριστικού ισοζυγίου των λογαριασμών όλων των βαθμίδων, των ημερολογίων, του βιβλίου απογραφών και ισολογισμού, των πληροφοριών της παραγράφου 23 του άρθρου αυτού, και του μητρώου παγίων, εφόσον αυτά τηρούνται μηχανογραφικά.»

Επίσης για το θέμα αυτό έχουν εκδοθεί οι παρακάτω αποφάσεις:

α) Αρ. πρωτ.: Δ15Α 1095320 ΕΞ 11.6.2013. Διευκρινίσεις για το περιεχόμενο του Ηλεκτρονικού φακέλου.

β) Αρ. πρωτ.: Δ15Α 1114418 ΕΞ 16.7.2013. Διευκρινίσεις για το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού φακέλου

2) ΥΠΟΧΡΕΟΙ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ

Ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών που τηρεί διπλογραφικά βιβλία, υποχρεούται να τηρεί ηλεκτρονικό φάκελο ελέγχου ανά διαχειριστική περίοδο.

3) ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ»

Από 1/1/2013 ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών που τηρεί διπλογραφικά βιβλία υποχρεούται σε τήρηση ηλεκτρονικού φακέλου ελέγχου, μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 11 του άρθρου 4 του Κ.Φ.Α.Σ. (ν.4093/2012).

Δηλαδή για την χρήση που λήγει 31-12-2013, η προθεσμία είναι:

α) Η 31-5-2014, για τις επιχειρήσεις που υποβάλουν τις δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος τον Απρίλιο του 2014, και τέτοιες είναι: α)ομόρρυθμες εταιρείες (Ο.Ε.), β) ετερόρρυθμες εταιρείες (Ε.Ε.), γ) κοινωνίες αστικού δικαίου που ασκούν επιχείρηση ή επάγγελμα, δ)αστικές ή μη κερδοσκοπικές εταιρείες, συμμετοχικές ή αφανείς, ε) καθώς και κοινοπραξίες.

β) Η 30-6-2014, για τις επιχειρήσεις που υποβάλουν τις δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος τον Μάιο του 2014, και τέτοιες είναι:
α) Οι ημεδαπές ανώνυμες εταιρίες.
β) Οι δημόσιες και δημοτικές επιχειρήσεις και εκμεταλλεύσεις κερδοσκοπικού χαρακτήρα.
γ) Οι συνεταιρισμοί που έχουν συσταθεί νόμιμα και οι ενώσεις τους.
δ) Οι αλλοδαπές επιχειρήσεις που λειτουργούν με οποιονδήποτε τύπο εταιρίας, καθώς και οι κάθε είδους αλλοδαποί οργανισμοί που αποβλέπουν στην απόκτηση οικονομικών ωφελημάτων.
ε) Οι ημεδαπές εταιρίες περιορισμένης ευθύνης.
στ) Οι Ιδιωτικές κεφαλαιουχικές εταιρίες

γ) Η 31-7-2014, για τις επιχειρήσεις που υποβάλουν τις δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος τον Ιούνιο του 2014, και τέτοιες είναι : Οι ατομικές επιχειρήσεις.

Σημειώνεται ότι, ο « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΦΑΚΕΛΟΣ», δεν υποβάλλεται στη Δ.Ο.Υ., και τα δεδομένα του δίνονται άμεσα στον έλεγχο όταν ζητηθούν από αυτόν. (ΠΟΛ.1004/4.1.2013).

4) ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΚΑΙ ΜΟΡΦΗ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ»

Με την υπ’ Αρ. πρωτ.: Δ15Α 1095320 ΕΞ 11.6.2013 «Διευκρινίσεις για το περιεχόμενο του Ηλεκτρονικού φακέλου» , δόθηκαν οι εξής διευκρινήσεις:

Στον Ηλεκτρονικό φάκελο ελέγχου αποθηκεύονται, μέχρι την ως άνω αναφερόμενη προθεσμία, ανά χρήση, τα αναλυτικά δεδομένα των παρακάτω βιβλίων, καταστάσεων και ισοζυγίων, εφόσον αυτά τηρούνται μηχανογραφικά:
• του τελευταίου προσωρινού ισοζυγίου (προσαρμοσμένου) των λογαριασμών όλων των βαθμίδων.
• του οριστικού ισοζυγίου των λογαριασμών όλων των βαθμίδων,
• των ημερολογίων,
• του λογαριασμού 94 ή του βιβλίου αποθήκης
• του βιβλίου απογραφών και ισολογισμού,
• των πληροφοριών της παραγράφου 23 του άρθρου 4 του Κ.Φ.Α.Σ.,
• του μητρώου παγίων.

ΜΟΡΦΗ ΤΩΝ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΤΟΥ Η.Φ

Ισοζύγια

Σύμφωνα με τις αρχές της Λογιστικής Επιστήμης στα αναλυτικά δεδομένα των ισοζυγίων περιλαμβάνονται, ο ΚΑ λογαριασμού, η περιγραφή λογαριασμού, τα αθροίσματα της χρέωσης και της πίστωσης και τα υπόλοιπα των λογαριασμών (χρεωστικά ή πιστωτικά).
Παρέχεται η δυνατότητα αντί του τελευταίου προσωρινού ισοζυγίου, στον ηλεκτρονικό φάκελο να αποθηκεύεται το ισοζύγιο των λογαριασμών των βαθμίδων που προβλεπόταν από τις προϊσχύουσες διατάξεις της παραγράφου 6 του άρθρου 20 του Κ.Β.Σ., το οποίο πλέον δεν υποβάλλεται στη Δ.Ο.Υ..

Ημερολόγια

Ο υπόχρεος σε τήρηση διπλογραφικών βιβλίων τηρεί τα ημερολόγιά του σύμφωνα με τις αρχές του Ε.Γ.Λ.Σ. και της Λογιστικής Επιστήμης, ως προς τη δομή, την ονοματολογία και το περιεχόμενο των λογαριασμών. Συνεπώς τα στοιχεία που πρέπει τουλάχιστον να καταχωρούνται στους λογαριασμούς, σύμφωνα με τις αρχές αυτές, όπως η ημερομηνία, ο αριθμός και το είδος παραστατικού εγγραφής, ο κωδικός λογαριασμού και η περιγραφή του, η αιτιολογία εγγραφής, η χρέωση και η πίστωση, καθώς και η τυχόν αρίθμησή τους, είναι απαραίτητες πληροφορίες που πρέπει να αποθηκεύονται στον ηλεκτρονικό φάκελο. Επιπλέον θα πρέπει να περιλαμβάνεται η ταυτότητα των εγγραφών (μηχανογραφικός αριθμός καταχώρησης, εφόσον υπάρχει, καθώς επίσης και ο τίτλος του ημερολογίου και ο κωδικός αυτού, εφόσον τηρούνται διαφορετικά ημερολόγια (π.χ. Γενικό Ημερολόγιο, Εγγραφών Ισολογισμού κ.λπ.). Διευκρινίζεται ότι στον ηλεκτρονικό φάκελο αποθηκεύονται και οι εγγραφές ανοίγματος και κλεισίματος των λογαριασμών είτε ενσωματωμένες στο Γενικό Ημερολόγιο είτε σε ξεχωριστό αρχείο.

Πελάτες

Δεδομένου ότι από λογιστικής σκοπιάς και σύμφωνα με τις διατάξεις της περίπτωσης 9 της παραγράφου 2.2.301 του Ε.Γ.Λ.Σ., παρέχεται η δυνατότητα τήρησης ενός συγκεντρωτικού λογαριασμού για το σύνολο των πελατών, αρκεί οι απαιτούμενες αναλυτικές πληροφορίες για τη διενέργεια διασταυρώσεων και ελεγκτικών επαληθεύσεων να προκύπτουν με οποιοδήποτε τρόπο (π.χ. ισοζύγια, ημερήσιες καταστάσεις, κ.λ.π.), στην περίπτωση αυτή, στον ηλεκτρονικό φάκελο θα αποθηκεύονται σε ξεχωριστό ηλεκτρονικό αρχείο και οι αναλυτικές πληροφορίες των πελατών.

Βιβλίο αποθήκης και λογαριασμός 94

Όταν τηρείται ο λογαριασμός 94, σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 8 του άρθρου 4 του Κ.Φ.Α.Σ., ή αντί αυτού το βιβλίο αποθήκης, τα δεδομένα αυτών, όπως η ημερομηνία, ο αριθμός και το είδος του παραστατικού εγγραφής, ο κωδικός είδους και η περιγραφή αυτού, η αιτιολογία, η εισαγωγή κατά ποσότητα, αξία μονάδας και συνολική αξία καθώς και η εξαγωγή κατά ποσότητα, αξία μονάδας και συνολική αξία, πρέπει να αποθηκεύονται στον ηλεκτρονικό φάκελο, σε ιδιαίτερο ηλεκτρονικό αρχείο.

Στον ηλεκτρονικό φάκελο αποθηκεύονται επίσης οι ασφαλείς πληροφορίες (περιεχόμενο) που είναι απαραίτητες για την εφαρμογή των διατάξεων της παρ. 23 του άρθρου 4 του Κ.Φ.Α.Σ.. Τα δεδομένα που προβλέπονταν από τις αντίστοιχες προϊσχύουσες διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 10 του Κ.Β.Σ. καλύπτουν την υποχρέωση αυτή.

Σημειώνεται ότι η ανωτέρω παράγραφος 23 του άρθρου 4 του Κ.Φ.Α.Σ., καταργήθηκε από 1/1/20014, άρα η υποχρέωση της αποθήκευσης για την Χρήση 2013 ισχύει.

Υποκαταστήματα

Σημειώνεται ότι στα υποκαταστήματα που εξάγουν αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα τηρείται ξεχωριστός ηλεκτρονικός φάκελος ελέγχου.

5) ΜΟΡΦΗ ΤΩΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ».

Όλα τα ηλεκτρονικά αρχεία που θα περιέχονται στον ηλεκτρονικό φάκελο, αποθηκεύονται με το όνομα του ημερολογίου, ισοζυγίου κ.λπ., σε μορφή απλού κειμένου (ASCII), με προέκταμα “.txt”, και τα πεδία που περιέχονται θα πρέπει να είναι οριοθετημένα. (χαρακτήρας οριοθέτησης π.χ. TAB,#, κ.λπ.)

Τέλος, όσον αφορά το βιβλίο απογραφών και ισολογισμού καθώς και το μητρώο παγίων, αυτά αποθηκεύονται σε όποια μορφή (μηχανογραφική -ηλεκτρονική) τηρούνται.

Διευκρινίζεται ότι για τη χρήση που άρχισε πριν την 1/1/2013 και λήγει εντός του 2013, εφόσον τα δεδομένα των εγγραφών για το προ την 1/1/2013 διάστημα δεν έχουν διαφυλαχθεί σε ηλεκτρονική μορφή, μπορεί στον φάκελο αυτό να αποθηκεύονται μόνο οι πληροφορίες εκείνες που αφορούν το διάστημα της περιόδου από 1/1/2013 και μετά.

Επίσης με την : Αρ. πρωτ.: Δ15Α 1114418 ΕΞ 16.7.2013 «Διευκρινίσεις για το περιεχόμενο του Ηλεκτρονικού φακέλου», δόθηκαν επιπλέον, οι εξής διευκρινήσεις:

« Απαντώντας στην από 21.6.2013 αίτησή σας και στο ερώτημα που θέτετε σ’ αυτή αναφορικά με την οριοθέτηση του μήκους των πεδίων που περιέχονται στον ηλεκτρονικό φάκελο, σας πληροφορούμε τα ακόλουθα:
Με το έγγραφό μας Δ15Α 1095320 ΕΞ 11.6.2013 διευκρινίστηκε ότι όλα τα ηλεκτρονικά αρχεία που θα περιέχονται στον ηλεκτρονικό φάκελο, αποθηκεύονται με το όνομα του ημερολογίου, ισοζυγίου κ.λπ., σε μορφή απλού κειμένου (ASCII), με προέκταμα “.txt”, και τα πεδία που περιέχονται θα πρέπει να είναι οριοθετημένα. (χαρακτήρας οριοθέτησης π.χ. TAB, #, κ.λπ.).
Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η οριοθέτηση όλων των πεδίων που θα περιλαμβάνονται στα ηλεκτρονικά αρχεία, θα πρέπει να είναι διακριτή με κάποιο χαρακτήρα οριοθέτησης (π.χ. ΤΑΒ ή #), που είναι και η ελάχιστη απαίτηση.
Το μήκος του κάθε ενός πεδίου θα είναι σταθερό και δεν είναι αναγκαίο να είναι προκαθορισμένο, θα πρέπει δε να είναι τουλάχιστον ίσο με το μήκος του αντίστοιχου πεδίου που έχει ορίσει ο χρήστης της εμπορικής εφαρμογής.»

6) ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΑΦΥΛΑΞΗΣ ΤΟΥ « ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ».

Σύμφωνα με την παράγραφο 5 του άρθρου 9 του Κ.Φ.Α.Σ. ¨Τα βιβλία, τα στοιχεία, τα λοιπά δικαιολογητικά των εγγραφών στα βιβλία, καθώς και τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα στα οποία αποθηκεύονται δεδομένα βιβλίων, για τα οποία δεν υπάρχει υποχρέωση εκτύπωσής τους, διατηρούνται στον εκάστοτε οριζόμενο από τις σχετικές φορολογικές διατάξεις χρόνο παραγραφής του δικαιώματος του Δημοσίου για επιβολή φόρου και οπωσδήποτε όσο χρόνο εκκρεμεί σχετική υπόθεση ενώπιον των Διοικητικών Δικαστηρίων ή του Συμβουλίου της Επικρατείας.

Σύμφωνα με το άρθρο 36. Παραγραφή του Ν.4174/2013, ισχύουν τα εξής:

« 1. Η Φορολογική Διοίκηση μπορεί να προβεί σε έκδοση πράξης διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου εντός πέντε (5) ετών από τη λήξη του έτους εντός του οποίου λήγει η προθεσμία υποβολής δήλωσης.
2. Η περίοδος που αναφέρεται στην παράγραφο 1 παρατείνεται στις εξής περιπτώσεις:
α) εάν ο φορολογούμενος υποβάλει αρχική ή τροποποιητική δήλωση εντός του πέμπτου έτους της προθεσμίας παραγραφής, για περίοδο ενός έτους από τη λήξη της πενταετίας,
β) εάν ζητηθούν πληροφορίες από χώρα της αλλοδαπής, για όσο χρονικό διάστημα απαιτηθεί για τη διαβίβαση των εν λόγω πληροφοριών προσαυξημένο κατά ένα έτος από την παραλαβή τους από τη Φορολογική Διοίκηση,
γ) εάν ασκηθεί ενδικοφανής προσφυγή, ένδικο βοήθημα ή μέσο, για περίοδο ενός έτους μετά την έκδοση απόφασης επί της ενδικοφανούς προσφυγής ή την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης, και μόνο για το ζήτημα, το οποίο αφορά.
3. Εξαιρετικά, πράξη διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου για περιπτώσεις φοροδιαφυγής μπορεί να εκδοθεί εντός είκοσι (20) ετών από τη λήξη του έτους εντός του οποίου λήγει η προθεσμία υποβολής δήλωσης.
4. Εάν ο διορθωτικός προσδιορισμός φόρου συνεπάγεται τροποποίηση πράξης προσδιορισμού φόρου για φορολογικό έτος για το οποίο το δικαίωμα ελέγχου έχει παραγραφεί, η αντίστοιχη προσαρμογή φόρου διενεργείται στο παλαιότερο φορολογικό έτος για το οποίο το δικαίωμα ελέγχου δεν έχει ακόμη παραγραφεί και στο οποίο αφορά ο διορθωτικός προσδιορισμός φόρου.»
Δείτε: «Χρόνος διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων του Κ.Β.Σ. – Παραγραφή εκκρεμών υποθέσεων»

Σημείωση: ‘Οταν γράφτηκε το άρθρο δεν είχε ψηφιστεί ακόμα ο νόμος 4254/2013. Σε περίπτωση που συντρέχει λόγος το άρθρο θα επικαιροποιηθεί αναλόγως.

7) ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΑΡΧΕΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΒΙΒΛΙΩΝ ,ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΙΣΟΖΥΓΙΩΝ ΤΟΥ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ.

α) Ημερολόγιο * είναι το λογιστικό βιβλίο στο οποίο καταχωρούνται κατά χρονολογική σειρά και υπό μορφής λογιστικής εγγραφής τα λογιστικά γεγονότα της επιχείρησης με πλήρη ανάλυση αυτών. Το ημερολόγιο διακρίνεται σε γενικό και αναλυτικό.*(Γεωργίου Στ.Αληφαντή, Χρηματοοικονομική Λογιστική 2007,140 σελ)

Το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο (Π.Δ. 1123/1980, Α’ 283) ορίζει τις εξής γενικές αρχές τήρησης των λογαριασμών:
« 1.103 Γενικές αρχές τηρήσεως των λογαριασμών
1. Για την ενημέρωση των λογαριασμών ισχύει η βασική αρχή της υπάρξεως παραστατικού (δικαιολογητικού) δηλαδή αποδεικτικού πραγματοποιήσεως του εξόδου, του εσόδου, της εισπράξεως ή πληρωμής, όπως π.χ. τιμολογίου, πιστωτικού σημειώματος, δελτίου λιανικής πωλήσεως, αποδείξεως παροχής υπηρεσιών ή αποδείξεως επαγγελματικής δαπάνης, που προβλέπεται σε κάθε περίπτωση. Με βάση τα δικαιολογητικά αυτά λογιστικοποιούνται τα έξοδα και τα έσοδα. Απόκλιση από τη βασική αυτή αρχή επιτρέπεται στις υποπεριπτώσεις που αναφέρονται στην περίπτ. 3 της παρ. 5.1.600.
2. Στους αναλυτικούς λογαριασμούς της τελευταίας βαθμίδας καταχωρούνται και τα εξής τουλάχιστον στοιχεία:
α. Ο αύξοντας αριθμός του παραστατικού, με το οποίο γίνεται η λογιστικοποίηση και καταχώριση στο λογαριασμό αυτό του σχετικού ποσού.
β. Σύντομη αιτιολογία για κάθε εγγραφή, δηλαδή για κάθε ποσό που καταχωρείται στη χρέωση ή την πίστωση του λογαριασμού.
3. Για τους αναλυτικούς λογαριασμούς της τελευταίας βαθμίδας της γενικής λογιστικής και των λογαριασμών τάξεως είναι υποχρεωτική η τήρηση αναλυτικών μερίδων σε καρτέλες ή με οποιοδήποτε άλλο τρόπο. Για τους ίδιους λογαριασμούς της αναλυτικής λογιστικής ισχύουν όσα ορίζονται στην περίπτωση 7 της παρ. 5.210.»
β) Προσωρινό ισοζύγιο * καλείται το ισοζύγιο το οποίο καταρτίζεται κατά τη διάρκεια της χρήσεως .Η κατάρτιση του γίνεται κατά τακτά ,συνήθως ,χρονικά διαστήματα .Τα διαστήματα αυτά ποικίλλουν , αλλά κατά κανόνα είναι μηνιαία.*(Χρήστου Βασ.Ναούμ, Εισαγωγή στη χρηματοοικονομική λογιστική 1994, 108 σελ).

Το ισοζύγιο που υποβάλλεται (για τον ηλεκτρονικό φάκελο) είναι το τελευταίο προσωρινό (προσαρμοσμένο ισοζύγιο) πριν το κλείσιμο των λογαριασμών , στο οποίο περιέχονται οι διορθωτικές εγγραφές , οι εγγραφές τακτοποίησης και όσες εγγραφές προηγούνται των εγγραφών κλεισίματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις που κατά το κλείσιμο των λογαριασμών χρησιμοποιούνται ενδιάμεσοι λογαριασμοί και εμφανίζονται τα υπόλοιπα των αποτελεσματικών λογαριασμών μπορεί να υποβάλλεται το οριστικό ισοζύγιο. (ΠΟΛ.1107/24.3.1997).

Στο τελευταίο προσωρινό ισοζύγιο θα πρέπει να περιλαμβάνονται και τα πιο κάτω στοιχεία:
– Διαχειριστική περίοδος
– Σύνολο χρέωσης ισοζυγίου
– Σύνολο πίστωσης ισοζυγίου
– Σύνολο χρεωστικών υπολοίπων ισοζυγίου
– Σύνολο πιστωτικών υπολοίπων ισοζυγίου

Τέλος στο τελευταίο προσωρινό ισοζυγίου θα πρέπει να περιλαμβάνονται οι λογαριασμών όλων των βαθμίδων.

γ) Οριστικό ισοζύγιο* καλείται το ισοζύγιο το οποίο καταρτίζεται στο τέλος της χρήσεως μετά τη μεταφορά στους λογαριασμούς του γενικού καθολικού των εγγραφών προσδιορισμού του αποτελέσματος της χρήσεως. Το ισοζύγιο αυτό είναι το τελευταίο ισοζύγιο της χρήσεως.*(Χρήστου Βασ.Ναούμ, Εισαγωγή στη χρηματοοικονομική λογιστική 1994, 108 σελ)

Στο οριστικό ισοζύγιο θα πρέπει να περιλαμβάνονται οι λογαριασμών όλων των βαθμίδων.

δ) Βιβλίο απογραφών και ισολογισμού. Σύμφωνα με τον Κ.Φ.Α.Σ. (Άρθρο 4 παρ.10)

Στο βιβλίο απογραφών καταχωρούνται:

α) Τα αποθέματα τα οποία καταγράφονται στο βιβλίο ή σε καταστάσεις διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Τα αποθέματα που βρίσκονται σε τρίτους καταχωρούνται ανά τρίτο χωρίς να απαιτείται καταχώρηση και κατά αποθηκευτικό χώρο τρίτου. Η καταχώρηση, η οποία περιλαμβάνει το είδος, τη μονάδα μέτρησης, την ποσότητα, την κατά μονάδα αξία, στην οποία αποτιμήθηκε κάθε είδος, καθώς και τη συνολική του αξία, γίνεται με μία εγγραφή για ολόκληρη την ποσότητα κάθε είδους αγαθού, για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Τα πιο πάνω αναφερόμενα αγαθά που βρίσκονται σε υποκατάστημα ή σε αποθηκευτικό χώρο καταχωρούνται διακεκριμένα στο βιβλίο απογραφών της έδρας και τα δεδομένα των αγαθών αυτών δίνονται άμεσα στον έλεγχο που διενεργείται στο υποκατάστημα ή στον αποθηκευτικό χώρο.

β) Τα πάγια περιουσιακά στοιχεία τα οποία αναγράφονται κατά ομοειδείς κατηγορίες τουλάχιστον με την αξία κτήσης ή κόστος ιδιοκατασκευής, προσαυξημένο με τις δαπάνες επεκτάσεων ή προσθηκών και βελτιώσεων, τις αποσβέσεις τους και την αναπόσβεστη αξία τους.

Σε περίπτωση ολοσχερούς απόσβεσης παγίου περιουσιακού στοιχείου διατηρείται στο μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων αναπόσβεστη αξία ενός λεπτού του ευρώ, όταν το περιουσιακό αυτό στοιχείο εξακολουθεί να παραμένει στην κυριότητα του υπόχρεου απεικόνισης συναλλαγών.

Κατ’ εξαίρεση, τα έπιπλα και σκεύη μπορεί να καταχωρούνται στο βιβλίο απογραφών, κατά συντελεστή αποσβέσεων, με το συνολικό ποσό της αξίας κτήσης τους, τις αποσβέσεις και την αναπόσβεστη αξία τους.

γ) Τα λοιπά στοιχεία του ενεργητικού και του παθητικού, τα οποία μπορεί να καταχωρούνται στο βιβλίο απογραφών με τα υπόλοιπα μόνο των πρωτοβάθμιων λογαριασμών, εφόσον ανάλυση καθενός λογαριασμού δίνεται στον έλεγχο. Ειδικά για τις μετοχές, τις ομολογίες και τα λοιπά χρεόγραφα καταχωρείται για κάθε είδος η ποσότητα, η αξία κτήσης κι η τρέχουσα αξία.

δ) Τα αποθέματα κυριότητας άλλου υπόχρεου απεικόνισης συναλλαγών που βρίσκονται κατά τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου στις εγκαταστάσεις του κατ’ είδος και ποσότητα, εφόσον τα δεδομένα αυτά δεν προκύπτουν από άλλα βιβλία.

ε) Ο νόμιμα συνταχθείς ισολογισμός και λογαριασμός αποτελεσμάτων χρήσης, ο πίνακας διάθεσης αποτελεσμάτων, η κατάσταση του λογαριασμού γενικής εκμετάλλευσης, σύμφωνα με τα υποδείγματα των παραγράφων 4.1.202, 4.1.302 και 4.1.402 του άρθρου 1 του Π.Δ. 1123/1980, καθώς και οι πίνακες που ορίζονται από τις περιπτώσεις Α΄ και Γ΄ της παραγράφου 15 του άρθρου αυτού. Ειδικά τα νομικά πρόσωπα του άρθρου 101 του νόμου 2238/1994 που τελούν υπό εκκαθάριση που διαρκεί πέραν του έτους συντάσσουν και καταχωρούν στο βιβλίο απογραφών προσωρινό ισολογισμό λογαριασμό αποτελεσμάτων χρήσης και κατάσταση του λογαριασμού γενικής εκμετάλλευσης, σύμφωνα με τα υποδείγματα του προηγούμενου εδαφίου.
ε) Μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων.

Σύμφωνα με τον Κ.Φ.Α.Σ. (Άρθρο 4 παρ.10) ο οποίος παραπέμπει στα ειδικότερα οριζόμενα στην παράγραφο 2.2.103 του Γενικού Λογιστικού Σχεδίου το μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων τηρείται ως εξής:

«2.2.103 Μητρώο πάγιων περιουσιακών στοιχείων
1. Για τη διαχειριστική παρακολούθηση κάθε πάγιου στοιχείου και για τη λογιστική παρακολούθηση της αξίας κτήσεως και των αποσβέσεών του και γενικότερα της τύχης του, τηρείται υποχρεωτικά μητρώο πάγιων στοιχείων, το οποίο αποτελεί την τελευταία ανάλυση των λογαριασμών των πάγιων περιουσιακών στοιχείων (λογαριασμοί τρίτου ή τέταρτου κλπ. βαθμού).
2. Από το μητρώο πάγιων στοιχείων, οι λεπτομέρειες και ο τρόπος τηρήσεως του οποίου αφήνονται στην κρίση της οικονομικής μονάδας, πρέπει να προκύπτουν τουλάχιστο τα παρακάτω στοιχεία:
– Τα στοιχεία που εξατομικεύουν το είδος του παγίου (ονοματολογία και διακριτικά στοιχεία).
– Τα στοιχεία της λογιστικής του εντάξεως (τίτλοι και κωδικοί αριθμοί του πρωτοβάθμιου και του λογαριασμού της τελευταίας βαθμίδας).
– Η αιτιολογία και τα σχετικά στοιχεία κτήσεως, η αρχική αξία κτήσεως και οι μεταβολές αυτής (προσθήκες, βελτιώσεις, μειώσεις).
– Ο τόπος εγκαταστάσεως ή ο τρίτος στις εγκαταστάσεις του οποίου τυχόν βρίσκεται.
– Η ημερομηνία κατά την οποία άρχισε η χρησιμοποίηση ή λειτουργία του, καθώς και η ημερομηνία που τυχόν τέθηκε σε αδράνεια.
– Η τυχόν κτήση του με ευεργετική φορολογική διάταξη.
– Η τυχόν ύπαρξη βαρών πάνω σ’ αυτό (π.χ. είδος βάρους, αιτία, ποσό).
– Ο κωδικός αριθμός της τελευταίας βαθμίδας του λογαριασμού αποσβέσεων.
– Οι λογισμένες αποσβέσεις (συντελεστής και ποσά) και τα στοιχεία της λογιστικής τους εγγραφής (α/α παραστατικού, ημερομηνία), καθώς και οι αντιλογισμένες αποσβέσεις, π.χ. σε περίπτωση πωλήσεως ή καταστροφής.
– Τα στοιχεία και η αιτία του τερματισμού της παραγωγικής του ζωής (π.χ. εκποίηση, διάλυση ή καταστροφή).
3. Με σκοπό να αντιμετωπιστούν δυσχέρειες που ενδεχόμενα θα ανακύψουν κατά την υποχρεωτική τήρηση του μητρώου πάγιων στοιχείων σύμφωνα με τα παραπάνω, παρέχεται η δυνατότητα της τηρήσεως αυτού κατά ομάδες ομοειδών πάγιων στοιχείων (π.χ. πάγια στοιχεία του λογαριασμού 14 που κτήθηκαν κατά τη διάρκεια του αυτού μήνα παρακολουθούνται σε μία ατομική μερίδα) με την προϋπόθεση ότι το συγκεκριμένο πάγιο στοιχείο, όταν κρίνεται αναγκαίο (π.χ. κατά την απογραφή ή την πώληση), θα είναι δυνατό να εξατομικεύεται.»

Τα έπιπλα και σκεύη μπορεί να παρακολουθούνται στο μητρώο παγίων ανά συντελεστή απόσβεσης. (Κ.Φ.Α.Σ. Άρθρο 4 παρ.10).

στ) Τήρηση λογαριασμού 94 (ή του βιβλίου αποθήκης)

Οι εταιρίες που είναι υπόχρεες στην τήρηση του λογαριασμού 94 (άρθρο 4 παρ.8 Κ.Φ.Α.Σ.) ενημερώνουν αυτό σύμφωνα με τις διατάξεις του Κ.Φ.Α.Σ. και ειδικότερα με τις διατάξεις της ΠΟΛ.1004/4.1.2013 άρθρο 4, παρ.8. «Τήρηση λογαριασμού 94. Με τις διατάξεις της παραγράφου αυτής, θεσπίζεται υποχρέωση τήρησης του λογαριασμού 94 από τον υπόχρεο που τηρεί διπλογραφικά βιβλία και τα ακαθάριστα έσοδά του από την πώληση εμπορευμάτων που καταχωρούνται σύμφωνα με το Ε.Γ.Λ.Σ. στο λογαριασμό 70 και τα έσοδα από την πώληση προϊόντων που καταχωρούνται στο λογαριασμό 71 υπερβαίνουν το ποσό των 5.000.000 ευρώ ανά λογαριασμό. Ο υπόχρεος κρίνεται για την υποχρέωση αυτή στην αρχή της εκάστοτε διαχειριστικής περιόδου με βάση τα έσοδα της προηγούμενης χρήσης και κρίνεται αυτοτελώς για την υποχρέωση αυτή ανά λογαριασμό (κλάδος εμπορίας και επεξεργασίας). Ο υπόχρεος τήρησης του λογαριασμού 94 όταν σε κάποια διαχειριστική περίοδο δεν υπερβαίνει το όριο τήρησης του ποσού των 5.000.000 ευρώ για ένα λογαριασμό (κλάδο εμπορίας ή επεξεργασίας) σταματά την τήρησή του από την επόμενη διαχειριστική περίοδο για τα αγαθά του λογαριασμού αυτού.»
Για το θέμα αυτό δείτε το άρθρο : «Η τήρηση του λογαρισμού 94 με τον νέο Κ.Φ.Α.Σ. από 1/1/2013 – Πρακτική εφαρμογή » Δρ Κριαράς Ι. Ευστάθιος – Οικονομολόγος-Κοστολόγος

Πηγή : Taxheaven